비즈니스 매너

1. 비즈니스 문화
① 일본 사회 생활의 기본적인 이해
외국기업 특히 한국의 개인이나 법인이 일본에서 기업활동을 할 때 서로의 문화와 습관의 차이로 각종 문제가 발생하는 경우가 많이 있다. 이러한 문제를 방지하기 위해서는 사전에 일본인의 비즈니스 룰이나 예절, 가치관 등을 파악할 필요가 있다.
세계를 리드하는 민족일수록 타국에 대해 더욱 더 공부하는 법이다. 여기에서는 일본인의 비즈니스 문화, 습관 중에서 몇 가지를 소개하고자 한다. 기업이나 개인에 따라 다양한 생각을 가지고 있겠지만, 우선 일반적인 행동양식을 이해하자.

ㄱ. 일본 사회 생활의 기본은 협조와 이해 정신
□ 회사 내 부서 간의 협력작업에 있어서는 회의를 반복하며, 한 부서만 돌출된 행동을 하지 않는다.
□ 회의나 의견교환에 있어서는 상대의 의견을 존중하면서 자신의 의견을 말한다. 결코 상대방을 묵살하려고 하지 않는다.
□ 거래처나 관련회사 사이의 의견이 다른 경우에는 조정을 반복하여 합의점을 찾아낸다.
□ 문제가 발생했을 때에는 조급한 판단을 내리기보다는 끝까지 협의를 통해 해결한다.

ONE for ALL, ALL for ONE
일본인의 사고와 행동방식에 대한 요시카와 료조 씨의 저서 ‘신풍(神風)이 솟는 한국’이라는 책에 재미있는 내용이 있어 소개한다. 일본에서는 팀워크를 가장 중요시한다는 사실을 종합 전기 메이커에서 실제로 경험한 일화이다.
“계장으로 7명의 부하와 한 소프트웨어 개발에 종사할 때의 일이다. 개발기간은 짧은데다 당시에는 컴퓨터가 부족했기 때문에 밤 10시부터 아침 7시까지 컴퓨터를 사용하지 못하는 악조건 하에 있었다. 그런 와중에 부하 중 한 명이 어려운 일을 당해 그 상태로는 도저히 정해진 기한을 지킬 수 없는 상황이 되었다. 그러자 전원이 밤에 남아 일을 해주었고, 그 결과 예정대로 일을 끝낼 수 있었다. 이런 일련의 협력행동은 일본인의 집단문화에서 자연스럽게 나온 것이며, 모이면 그 이상의 능력을 발휘하는 특징을 잘 보여주고 있다.”
‘전체는 개인을 위해, 개인은 전체를 위해 존재한다’는 생각을 가지고 행동하는 일본의 비즈니스 문화와 관습을 이해해야 한다. 일본은 개인행동를 싫어하고 단체행동을 중시한다. 일본에서 비즈니스를 하기 위해서는 이러한 조직(집단) 문화를 이해해야 한다.

ㄴ. 대화, 언어 사용의 중요성
□대화 중시
인간관계나 업무상의 문제에 큰소리를 낸다든지 상대를 제압하려고 하거나 폭력을 써서는 절대 안되며 대화로 해결해야 한다. 문제해결을 위해 자신의 주장 만을 강조하지 말고 상대를 이해하려는 노력을 기울여야 한다.

□상대를 이해하며 신용을 갖기까지는 시간이 걸린다
타사와의 업무적인 미팅이나 세일즈를 위해서는 반드시 누군가의 소개가 필요하며, 예약없는 면회는 거절당하기 쉽다. 이 부분은 외국인으로서는 큰 장애 요인이기도 하다. 또한 아무리 좋은 상품이라 할지라도 신뢰관계가 없으면 성공적인 거래가 될 수 없다. 상품을 판매하기 전에 먼저 자신에 대한 신뢰를 갖게 하는 것이 순서이다. 왜냐하면 상품의 우수성만을 강조해도 언젠가는 경쟁사에서 자사 상품보다 우수한 상품이 나오기 때문이다. 신뢰를 받기 위해서는 업무적인 면은 물론 개인적으로도 성의를 다해 상대방을 대해야 한다. 일본인은 비즈니스 예절과 규칙을 중시하는 국민이다.

□언어사용에 유의한다
일반 대화나 회의 석상에서는 친구에게 사용하는 듯한 말투를 쓰지 않는다.
특히 서양에서처럼 성을 빼고 이름만 부르는 것은 좋지 않다.

□성과 보다는 과정이 중요하다
계약서와 커뮤니케이션, 모두 중요하다. 설사 계약 위반사항이 있다 하더라도 대화로 해결할 수 있는 경우가 많다.

□큰 소리로 얘기하는 것을 피하자
회의 석상에서는 자신의 목소리가 다른 이에게 전달될 정도의 음량으로만 말할 것. 그 이상 커지면 불쾌한 잡음으로 느끼는 사람도 있다.

□말한 것은 반드시 지킨다
단 한 번의 약속 위반으로 이후의 모든 거래가 중지될 수도 있다. 작은 약속이라도 반드시 지키는 것이 신용을 쌓는 기본이 된다는 점을 명심한다.

ㄷ. 인간관계 유지의 중요성
□인맥 만들기
일반적으로 일본인은 외국인과의 접촉이 많지 않기 때문에 외국인을 꺼려하는 경향이 있다. 그러므로 처음 접촉하는 곳은 아는 일본인의 소개를 통하는 것이 원활한 진행에 도움이 된다. 회사 외부의 임원이나 고문 또는 어드바이저의 활용도 중요하지만, 보다 높은 성과를 얻기 위해서는 그 외에 더 많은 사람들의 협력이 요하다.

□각종 교류회에 적극적으로 참가한다
교류회는 인맥을 넓힐 수 있는 절호의 찬스이다. 가능한 많은 사람과 명함을 교환하고 얼굴을 익혀둘 것. 교류회 다음 날에는 자 로 자신을 소개하는 편지를 보내고 이후에 약속을 정하여 상대방의 회사를 방문한다. 이렇게 하여 자신의 인맥을 넓혀나간다.

□인맥 유지를 위한 골프
하루 종일 같이 지내므로 밀접한 관계로 발전할 수 있다. 골프를 하지 않는 사람이라도 어느 정도 연습해 두면 좋다.