비즈니스일본어- 전화

전화 대응은 비즈니스의 기본, 일본어를 공부하고 나서 가장 어려운 부분이 전화로의 의사소통이다. 특히 비즈니스에서 전화는 특유의 표현법이나 예절이 있다. 잘 확인하고 활용해 보자.

전화대응의 예)
(전화벨이 3번 울리기 전에 수화기를 든다)
A:お電話ありがとうございます。○○株式会社・営業部でございます。
B:□□会社の小林と申します。
A:①いつもお世話になっております。
B:こちらこそお世話になっております。
※営業２課の田中部長はいらっしゃいますか。
A:営業２課の田中でございますね。少々お待ちください。
※②大変申し訳ございません。部長の田中は
※③あいにく外出しております。午後５時ごろ帰社予定ですが、戻りましたら折り返しお電話させるようにいたしましょうか。

※
①처음 들어 본 회사라도 회사를 대표해서 [いつもお世話になっております。]라고 인사한다.
②지명한 사람이 부재인 경우에는 회사를 대표해서 [大変申し訳ございません] 등 전화대응 초반에 미안함을 표현 한다.
③과 같이 공교롭게 등의 분위기를 안화시키는 표현은 효과적이다.

[귀사예정이 없는 경우]
田中は外出して本日戻らない予定です。明日は通常通り出社する予定ですので、出社次第小林様にお電話させるようにいたしましょうか。

[전화 중인 경우]
ただいま田中はほかの電話に出ております。
長引きそうですが、いかがいたしましょうか。

[회의 중인 경우]
ただいま田中は会議に入っております。
終わり次第こちらからかけ直させましょうか。

[전화를 받을 때]
전화를 받으면 회사명과 이름을 말한다. 상대방이 사명과 이름을 말하고 나면「 いつも お世話になっております」라고 인사를 한다. 상대방이 이름 등을 말하지 않을 때는 「失礼ですが、どちらさまでございますか」라고 확인을 해야 한다. 상대방의 이름을 복창하면서 확인을 하고 「○○様ですね」라고 존칭을 붙여서 확인한다.

[전화를 걸 때]
전화를 걸 때는 반드시 사명과 이름을 말하고 「いつもお世話になっております」라고 인사를 한다. 그런 후에 갑자기 용건부터 말하지 말고, 「～の件でお電話いたしました」 라고 부드럽게 시작하자.

【주의해야 할 전화 매너】
・상대방의 목소리가 잘 들리지 않는 경우
「申し訳ございません。お電話が少々遠いようですが」라고 하자. 「声が小さくて聞こえません」은 상대방의 목소리가 들리지 않는 것을 상대방의 책임으로 돌리는 것 같은 뉘앙스가 있기 때문에 적절하지 않다.

・상대방의 사명, 이름을 제대로 듣지 못한 경우
상대방의 말이 너무 빠르거나, 작아서 제대로 듣지 못하는 경우도 발생한다. 이러한 경우에는「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか」등과 같이 가볍게 확인하면 좋다.

・휴대전화로 거는 경우
일본에서 다양한 장소에서 휴대전화 사용이 금지되어 있다. 휴대전화로 걸 때에는 상대방의 상황을 고려해서「いまよろしいでしょうか」등 상대방의 상황을 확인한다.